Di era digital seperti sekarang, urusan administrasi perkantoran, kontrak kerja, hingga dokumen penting lainnya sering kali menuntut pengesahan berkas secara elektronik. Mengunduh, mencetak, menandatangani di atas kertas, lalu memindai (*scan*) kembali dokumen tentu terasa kurang efisien.
Solusi praktisnya adalah membubuhkan tanda tangan digital langsung pada file PDF. Dalam artikel ini, Solusi Maya membahas cara membuat tanda tangan digital pada PDF melalui laptop maupun HP dengan mudah dan cepat.
Ilustrasi proses membubuhkan tanda tangan digital pada dokumen berformat PDF.
1. Apa Perbedaan Tanda Tangan Elektronik dan Tanda Tangan Digital?
Sebelum melangkah ke cara pembuatannya, penting untuk mengetahui perbedaan dasarnya:
- Tanda Tangan Elektronik (*Electronic Signature*): Segala bentuk tanda tangan dalam format digital, termasuk gambar hasil pindai tanda tangan basah yang ditempelkan pada dokumen.
- Tanda Tangan Digital (*Digital Signature*): Jenis tanda tangan elektronik yang menggunakan teknologi enkripsi kriptografi tingkat tinggi untuk memastikan keaslian identitas penandatangan dan keutuhan dokumen.
2. Cara Membuat Tanda Tangan Digital pada PDF Secara Online
Cara paling mudah tanpa harus menginstal aplikasi tambahan di komputer adalah menggunakan layanan penandatanganan dokumen online gratis:
- Buka browser di laptop atau HP Anda.
- Kunjungi situs penyedia tanda tangan PDF terpercaya (seperti Smallpdf eSign PDF, ILovePDF Sign PDF, atau Adobe Acrobat Online Sign).
- Unggah file PDF yang ingin ditandatangani ke situs tersebut.
- Pilih opsi untuk membuat tanda tangan baru. Anda bisa menggambar tanda tangan langsung menggunakan tetikus (*mouse*), layar sentuh HP, atau mengunggah foto tanda tangan basah berlatar transparan.
- Seret (*drag*) tanda tangan ke bagian dokumen yang memerlukan pengesahan, sesuaikan ukurannya, lalu simpan dan unduh hasilnya.
3. Cara Membuat Tanda Tangan Digital Menggunakan Adobe Acrobat Reader (Offline)
Jika Anda menggunakan komputer dan ingin bekerja secara offline, Anda bisa memanfaatkan aplikasi pembaca PDF resmi seperti Adobe Acrobat Reader DC:
- Buka file PDF menggunakan aplikasi Adobe Acrobat Reader di laptop.
- Klik menu Tools di bagian atas, lalu pilih opsi Fill & Sign.
- Klik ikon tanda tangan (gambar pena) di bagian toolbar atas, lalu pilih Add Signature.
- Anda dapat memilih metode Type (mengetik nama), Draw (menggambar tanda tangan dengan kursor), atau Image (mengunggah gambar tanda tangan Anda).
- Klik Apply, lalu tempatkan tanda tangan pada area dokumen yang diinginkan dan simpan file PDF tersebut.
4. Cara Menandatangani PDF Melalui HP Android atau iPhone
Anda juga dapat membubuhkan tanda tangan langsung melalui ponsel pintar:
- Gunakan aplikasi pembaca PDF seperti Adobe Acrobat Reader mobile atau unduh aplikasi penandatangan dokumen dari Play Store/App Store.
- Buka dokumen PDF yang ingin ditandatangani di dalam aplikasi.
- Pilih menu edit atau tanda tangan (*Fill & Sign*).
- Buat tanda tangan baru dengan jari Anda di layar ponsel, lalu tempatkan pada bagian garis tanda tangan di dokumen.
- Simpan dokumen PDF yang telah ditandatangani ke memori perangkat.
5. Tips Keamanan dalam Membuat Tanda Tangan Digital
- Jaga Kerahasiaan File Tanda Tangan: Jika Anda menyimpan gambar tanda tangan dalam bentuk file terpisah (PNG/JPG), pastikan untuk menyimpannya di tempat yang aman agar tidak disalahgunakan pihak lain.
- Gunakan Platform Terpercaya: Saat menggunakan layanan online, pastikan situs tersebut menggunakan protokol keamanan HTTPS dan memiliki kebijakan privasi yang jelas.
- Periksa Kembali Dokumen: Selalu baca isi dokumen secara teliti sebelum Anda membubuhkan tanda tangan pengesahan.
6. Kesimpulan
Membuat tanda tangan digital pada file PDF kini jauh lebih praktis dan efisien tanpa perlu mencetak dokumen ke atas kertas. Anda bisa memilih menggunakan layanan online gratis, aplikasi pembaca PDF di laptop, maupun langsung lewat perangkat ponsel pintar Anda.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Q: Apakah tanda tangan digital sah secara hukum?
A: Ya, tanda tangan digital dan elektronik di Indonesia diakui keabsahannya secara hukum sesuai dengan Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE).
Q: Bisakah menggunakan foto tanda tangan biasa untuk PDF?
A: Bisa. Anda dapat memotret tanda tangan di atas kertas putih, menghapus latar belakangnya menjadi transparan, lalu menyisipkannya sebagai gambar ke dalam file PDF.
Q: Apakah layanan pembuatan tanda tangan PDF ini gratis?
A: Sebagian besar platform online maupun aplikasi standar menyediakan fitur dasar tanda tangan dokumen secara gratis.